RGPD

Politique de confidentialité du Département de la Haute-Saône

Le Département de la Haute-Saône attache une grande importance à la protection de vos données. C’est pourquoi nous veillons au maintien de la confidentialité de ces données pendant les différents traitements nécessaires à la réalisation de nos missions de service public. 

L’entrée en vigueur du Règlement général sur la protection des Données (RGPD 2016-679) au 25 mai 2018 renforce les obligations à votre égard. C’est pourquoi une attention encore plus grande sera accordée aux traitements des données à caractère personnel. 

Voici en résumé, les engagements du Département pour assurer le respect de vos données et la protection la plus efficace possible de votre vie privée.

Cette politique de protection est associée à la charte de l’utilisateur.

La charte de l’utilisateur informe l’utilisateur des principales règles de bonnes pratiques à adopter pour un usage correct, loyal et sécurisé des ressources actuelles et futures, mises à disposition.

Elle concerne l’ensemble des utilisateurs des systèmes d’information du Département de la Haute-Saône, internes ou externes, tout statuts confondus : élus, agents, contractuels, stagiaires, apprentis et intervenants extérieurs temporairement autorisés (élus, agents d’autres collectivités territoriales, agents de la fonction publique d’Etat, collaborateurs, associations prestataires..)

Pour tout renseignement relatif à la protection des données, vous pouvez vous adresser au Délégué à la Protection Données par courrier à l’adresse :
Hôtel du Département
A l’attention du DPO
23 rue de la Préfecture
CS 20 349
70006 VESOUL Cedex
ou par mail à l’adresse : dpo@haute-saône.fr

Vos droits concernant vos données à caractère personnel

Voici la liste de vos droits avec leur définition :

●Droit d’accès (art. 15 du RGPD)
Vous pouvez demander au responsable d’un traitement s’il possède des informations vous concernant et le cas échéant de vous les transmettre en totalité.

●Droit de rectificatif (art.16 du RGPD)
Vous pouvez demander la modification d’informations inexactes à votre sujet. Ainsi vous avez la possibilité d’éviter qu’une entité ne dispose ou ne transmette des informations erronées sur vous. Au département du Doubs, la direction métier en charge de l’exercice de ce droit devra apporter la preuve des rectifications ou des opérées et, éventuellement, en cas de difficulté technique empêchant de répondre à la demande, elle devra aussi en apporter la preuve.

●Doit à l’oubli (effacement) (art. 17 du RGPD)
Le responsable du traitement de données à caractère personnel est tenu de supprimer les données traitées se référant à une personne physique, si cette dernière le lui demande. L’exercice de ce droit doit être justifié par le demandeur sauf pour les mineurs

Ce droit peut permettre l’effacement d’informations qui ne sont plus nécessaires par rapport aux finalités du traitement, l’effacement d’informations pour lesquelles une personne a retiré son consentement ou si elle s’oppose à un traitement, s’il s’agit d’un traitement illicite et enfin ces informations peuvent être effacées pour respecter une obligation légale.

Il existe quatre exceptions à l’exercice de ce droit :

– si le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale, à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique du responsable de traitement.
– si le traitement est nécessaire pour des motifs d’intérêts publics dans le domaine de la santé publique.
– si le traitement est nécessaire à des fins archivistiques dans l’intérêt public, pour des fins de recherche scientifiques, historiques ou à des fins statistiques.
– si le traitement est nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

●Droit à la limitation du traitement des données (art. 18 du RGPD)
Vous pouvez obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles ; du fait de cette requête certaines données ne feront pas l’objet d’un traitement. Un traitement doit être limité lorsque que :
– L’exactitude des données personnelles est contestée par la personne concernée.
– Le traitement est illicite et la personne concernée préfère la limitation de l’utilisation de ses données plutôt que l’effacement.
– Les données ne sont plus utiles pour le traitement initial mais le sont encore pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit.
– Quand une personne s’oppose à un traitement, pendant le temps accordé au responsable de traitement pour vérifier si des motifs légitimes sont poursuivis, le traitement doit être limité.

Le DPO informe la personne concernée avant la levée de cette limitation.

●Droit à la portabilité des données (art. 20 du RGPD)
Vous pouvez demander aux différents fournisseurs de services qui disposent de données concernant le demandeur de les transférer à un autre fournisseur ou de les lui remettre pour qu’il initie ce transfert.

Procédure :
Conformément à l’article 12 du RGPD, le responsable du traitement doit répondre à votre demande dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande.

Lorsque votre demande est présentée par voie électronique, les informations vous sont fournies en retour par voie électronique lorsque cela est possible, à moins que vous ne demandiez qu’il en soit autrement.

Lorsque le responsable de traitement a des doutes raisonnables quant à l’identité de la personne physique présentant la demande, il peut demander que lui soient fournies des informations supplémentaires nécessaires pour confirmer l’identité de la personne concernée.
Lorsque les demandes sont manifestement excessives ou infondées, le responsable du traitement peut refuser d’y donner suite. Il en est de même si la demande est formulée alors qu’une action de justice est en cours.

Si le responsable du traitement ne donne pas suite à votre demande, il vous informe sans tarder, au plus tard dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande des motifs de son inaction et de la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle « Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés » (CNIL : www.cnil.fr) et/ou de former un recours juridictionnel.

Finalités et bases juridiques du traitement des données
La collecte de vos données personnelle, a, au moins, une finalité précise qui vous est expliquée et se rattache à un cadre légal prédéfini. Lorsque votre consentement est nécessaires à la collecte, il vous est demandé de façon explicite, notamment au moyen d’une mention sur chaque document de collecte, que ce document soit papier ou numérique.

Destinataires de vos données
Selon les services auxquels vous avez accès, vos données personnelles peuvent être transmises à nos partenaires (pôle emploi, CAF, Préfecture..)
Vos données sont transmises uniquement aux organismes qui en ont besoin. Ces transferts font l’objet de dispositions légales, de conventions ou de contrats, ou sont soumises à l’expression explicite de votre consentement.

Le Département de la Haute-Saône, sauf obligations légales auxquelles il ne peut se soustraire, s’engage à ne pas transmettre vos données à un tiers qui ne s’engagerait pas à les traiter avec le même respect et les exigences de sécurité que celles existantes au sein du Département de la Haute-Saône.

Durée de conservation des données
Toutes durées de conservation des données nominatives gérées par le Département de la Haute-Saône, sont définies dans le tableau de gestion des archives, validé par le Directeur des Archives ou correspondent une durée justifiée par la finalité de leur traitement.

Sécurisation de vos données
Afin de protéger au mieux les données contre d’éventuelles altérations, perte, destruction ou accès non autorisés fortuits ou intentionnels, nous mettons en oeuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées.

Seuls les agents départementaux habilités peuvent avoir accès à vos données, dans le cadre des services offerts par le Département de la Haute-Saône. Chacun des agents est soumis à une obligation de confidentialité et de respect des données auxquelles il peut avoir accès. De plus, chaque agent est également imposé par les textes régissant la fonction publique territoriale.

La sécurité de vos données est assurée peut importe le support de transmission de ces données, des procédés performants sont mis en place spécifiquement pour chaque traitement, que ce dernier se fasse de façon numérique ou papier.

Obligation de mise à disposition des données
Le Département de la Haute-Saône s’engage à informer les personnes concernées des droits dont elles disposent légalement et à mettre en place tous les moyens leur permettant de les exercer.

Décisions individuelles automatisées
Nous n’utilisons aucun processus de traitement automatisé qui ne puisse faire l’objet d’un recours auprès d’un service du Département de la Haute-Saône.

Minimisation des données collectées
Le Conseil départemental s’engage à ne collecter que les données nécessaires à l’exercice de ses missions. Les données qui vous seront demandées seront forcément utiles pour la réalisation du traitement pour lequel vous avez donné votre consentement explicite.

Pour cela, tous les formulaires, dossiers, numériques ou papiers, sont réalisés de manière à ne collecter que les informations nécessaires pour le traitement du dossier. Ces formulaires seront régulièrement revus afin de satisfaire aux dernières exigences réglementaires et de répondre au mieux à vos attentes.

Cas particulier des moins de 15 ans
Tous les mineurs de moins de 15 ans ne peuvent nous transmettre leurs données personnelles sans avoir obtenu l’autorisation de leur tuteur légal. Pour prouver cette autorisation, la fourniture d’une déclaration de consentement est nécessaire.